English

 
Online İşlemler
Acente-Şirket Girişi
Eksper Girişi
Çağrı Merkezi
Online Prim Hesabı
Poliçe Sorgulama
Tarım Sigortaları Havuzu Satın Alma ve Kiralama Usul ve Esasları Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1 - Bu yönergenin amacı, Havuz’un faaliyet konusu olan işlerinin yürütülebilmesini sağlamak amacıyla her türlü mal ve hizmetlerin satın alınmasına, kiralanmasına veya yaptırılmasına, sözleşme yapılmasına, danışmanlık hizmetlerinin alınmasına, mevcut taşınır/taşınmaz değerlerin bakım ve onarımı konularına, ilişkin esas ve usulleri düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 - Bu yönerge, Tarım Sigortaları Havuzu Yönetim Kurulu onayı ile Tarım Sigortaları Havuzu adına yapılacak her türlü satın almaları kapsar.

Dayanak
MADDE 3 - 5363 sayılı Tarım Sigortaları Kanunu'nun 6.maddesi (a) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 -  Bu yönergede geçen;

  • Bakanlık: Tarım ve Köyişleri Bakanlığını,
  • Müsteşarlık: Hazine Müsteşarlığını,
  • Havuz: Tarım Sigortaları Havuzu’nu,
  • Kurul: Tarım Sigortaları Havuzu Yönetim Kurulu’nu,
  • İşletici şirket: Tarım Sigortaları Havuz işletmesi A.Ş.’ni,
  • Satın Alma Komisyonu: Havuz adına, işletici şirketin bu yönergede yazılı şartlarla mal ve hizmet satın alma ve kiralama işlemleri için oluşturulacak Satın Alma Komisyonu’nu,
  • Muayene ve Kabul Komisyonu: Havuz adına, her türlü satın almanın teslim alınması sırasında miktar kalite yönünden isteğe uygun olup, olmadığının kontrolü için oluşturulacak Muayene Kabul Komisyonunu,
  • Satın Alma: Yıllık bütçe ve programda yer alan her türlü sabit kıymet, demirbaş, büro, reklam ve tanıtım malzemesi, araç-gereç, makine, yedek parça, teçhizat, hizmet, vb.’lerinin satın alınması ve/veya kiralanmasını ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Satın Almanın Usul ve Esasları,
Satın Alma ve Muayene Kabul Komisyonları

Satın Alma Usul ve Esasları
MADDE 5 - Havuz bütçesi taslağında satın almaya yönelik yer alan harcamalarla ilgili yıllık program, her yıl Aralık ayı sonuna kadar işletici şirket tarafından hazırlanır ve Kurul’a sunulur.
Yıllık satın alma programında öngörülemeyen tüm satın alma işlemlerinde, Kurul Kararı veya Kurul’dan yetki alınması esastır.

Öngörülen ve öngörülmeyen bütün satın almalarda aşağıdaki yöntemler kullanılır:

a) Doğrudan Temin Usulü:
Aşağıda belirtilen hâllerde, diğer usullere tabi olmadan ve ekonomik, malî, meslekî ve teknik yeterlik belirlemesine gerek olmaksızın, onay yetki limitleri dahilinde Satın Alma Komisyonunca, doğrudan mal ve hizmet temin edilebilir.

1) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel, tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,
2) Sadece, gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,
3) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için gerekli olan mal ve hizmetlerin, zorunlu olarak asıl sözleşme kapsamında düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle, ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması,
4) İşin acil yapılması zorunluluğunun bulunması,
5) Yukarıda (1), (2), (3) ve (4) üncü bentlerinde sayılan durumlar söz konusu olmamakla birlikte, tahmini bedelin doğrudan temin usulü için belirlenen üst limitin altında olması,
durumlarında kullanılır.

Doğrudan temin usulü ile yapılacak satın almalarda (4) ve (5) inci bentlerinde sayılan durumlarda, en az üç yerden fiyat araştırması yapılması ve teklif alınması esastır.

b) Açık Teklif Usulü: Açık teklif usulü, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Tahmini bedel, doğrudan temin usulü için belirlenen üst limitten fazla ise uygulanır.

c) Belli İstekliler Arasında Mal ve Hizmet Satın Alımı Usulü: Kurulun onay verdiği konularda, Komisyonca teklif verebilecek nitelikteki gerçek ve tüzel kişilerin belirlenerek, bu adaylardan alınan tekliflerin değerlendirilmesi suretiyle, mal ve hizmet satın alımının yapıldığı usuldür. Bu usulde rekabeti temin edecek sayıda ve nitelikte en az üç adayın davet edilmesi esastır.

Açık teklif usulü ve belli istekliler arasında mal ve hizmet satın alımı usullerinde komisyon kurulması esastır.

Açık teklif usulünde satın alınacak mal ve hizmetler teklif verme süresince Havuzun resmi internet sitesinde ve en az bir defa ülke çapında yayımlanan iki gazetede ilan edilmek suretiyle duyurulur.

Teklif verme süresi, olağanüstü durumlar hariç, ilan tarihinden itibaren on beş günden az olamaz.

Açık Teklif Usulü ve Belli İstekliler Arasında Mal ve Hizmet Satın Alımı Usulünde; mal ve hizmet satın almaların niteliğine göre, mutlaka teknik ve idari şartname hazırlanacaktır. Teknik ve idari şartnamede satın alınacak mal ve hizmetin niteliğine göre aşağıdaki hususlar belirtilir:

  • Satın almanın cinsi, ismi ve miktarı,
  • Satın alınacak malzeme/hizmet ile ilgili teknik özellikler,
  • Fiyat esasları,
  • Opsiyon müddeti,
  • Ambalaj şekli,
  • Sevk vasıtası,
  • Numune istenip istenmediği,
  • Satıcının kısmi sipariş kabul edip etmeyeceği,
  • Teslim yeri ve şartları,
  • Teslim süresi,
  • Geçici veya kesin teminat,
  • Ödeme şartları ve şekli,
  • Bakım onarım olanakları,
  • Teslimatta gecikmeden dolayı ceza şartı, v.b.

Mal ve hizmet satın alımı için aranan ekonomik, mali ve teknik yeterliliği gösteren belgeler istenir. Ancak, her durumda;

a) İsteklinin meslekî faaliyetini sürdürdüğünü, teklif vermeye yetkili olduğunu, organizasyon yapısını, işi yerine getirmek için yeterli sayıda ve nitelikte personel çalıştırdığını veya çalıştıracağını, ilan edilen iş veya benzer işlerdeki deneyimi,
b) İsteklinin, ilgili mevzuat uyarınca yayımlanması zorunlu olan bilançosu veya bilançosunun gerekli görülen bölümleri, iş hacmini gösteren toplam cirosu ve ilan edilen iş ile ilgili taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarını gösteren belgeler istenir.

Teklif sahipleri, istenen belgelerle birlikte teklif sahibi veya yetkili temsilcileri tarafından imzalanmış olarak, ayrı ayrı kapalı zarfların içindeki fiyat tekliflerini, tekliflerin değerlendirileceği Komisyon toplantısında teslim eder.

Satın Alma ve Muayene Kabul Komisyonları
MADDE 6 - Havuz adına satın almalarda teşkil edilecek Satın Alma Komisyonu, işletici şirket Genel Müdürü tarafından belirlenmek üzere, satın alınacak mal ve hizmetin niteliğine göre en az üç veya beş kişiden oluşturulur.

Satın Alma Komisyonu tüm teklif sahiplerinin katılımı ile teklifleri değerlendirir. Teklif sahiplerinin ekonomik, malî, meslekî ve teknik yeterliliklerini gösteren belgeler öncelikli olarak incelenir. Bu belgelerde eksiklik bulunması halinde, eksikliğin giderilmesi için Komisyon ilgiliye bir iş gününü geçmemek üzere, bir defaya mahsus olmak üzere ek süre verir. Bu durumda, fiyat teklifleri açılmadan bir tutanakla muhafaza edilir. Fiyat teklifleri tayin edilen günde tüm teklif sahiplerinin katılımı ile açılır. Eksik belgesini sunmayan teklif sahibinin fiyat teklifi açılmayarak, mal ve hizmet satın alım süreci dışında bırakılır.

Açılan fiyat teklifleri toplantıda okunur ve ilgililerden açık eksiltme suretiyle yeni teklifte bulunmaları istenir. Bu süreç birden çok kez tekrarlanabilir.

Satın alma komisyonlarında oy çokluğu ile karar verilir.

Komisyonca yapılan değerlendirme sonucu düzenlenen rapor (EK: 3) Kurul’a sunulur. Kurul, mal ve hizmet satın alınmasına karar verip vermemekte serbesttir.

Kurul, mal ve hizmet satın alımlarını, mümkün olan en uygun şartlarda ve mümkün olduğu ölçüde ilk elden yapar. Mal ve hizmet satın alımında fiyatın düşük olmasının yanı sıra; Havuz ihtiyaçlarının uygun şekilde karşılanması, ödeme koşulları, gerekli nitelikleri haiz olması, zamanında teslim ve bakım şartları dikkate alınır ve bu nitelikleri taşıyan en uygun teklif tercih edilir. Teknik yeterlilik ve Havuzun ihtiyaçlarının karşılanması, öncelikli olarak dikkate alınır.

Havuz adına satın almalarda; her türlü satın almanın teslim alınması sırasında, miktar ve kalite yönünden isteğe uygun olup olmadığının kontrolü; depodan sorumlu personel, satın almayı talep eden departmanın yetkilisince görevlendirilecek bir eleman ile birlikte konu uzmanı bir personel tarafından oluşturulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonu tarafından yapılır.

Satın Alma Talep Formu, teklif, ihale veya yazılı pazarlık sonuçları, irsaliye ile karşılaştırılarak kontrol edilir. Muayene ve Kabul Komisyonu; gerekli kontrolleri yaparak, teknik ve idari şartnameye uygunluğu inceleyip “Muayene ve Kabul Komisyon Rapor”unu düzenleyip imzalar. Muayene sonucunda, teknik ve idari şartnameye göre eksiklik/hata varsa kabul işlemi yapılmaz. Muayene sonucunda teknik ve idari şartnameye uygun olan malzeme depo veya demirbaş sorumlusu personel tarafından teslim alınır.

Satın alma komisyonu ile muayene ve kabul komisyonu aynı kişilerden oluşturulmaz.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satın Almanın İşleyişi

Satın Almanın İşleyişi
MADDE 7 - Kurul Kararı veya Kuruldan yetki alınması ile yapılacak her türlü satın alma talebi ile ilgili olarak “Satın Alma Talep Formu” (EK: 2), eksiksiz olarak doldurulduktan sonra, istekte bulunan departman yöneticisi tarafından imzalanarak, satın almadan sorumlu  departmana teslim edilir.

Tüm satın almalar; bütçe ödenek onayı, bütçe dahilinde olup olmadığı yetkili satın alma departmanı tarafından kontrol edilir. Uygun görülenler, satın alma onay yetki limitleri çerçevesinde onay için gönderilir.

Onaydan çıkan talep formunda yer alan ilgili satın alma, bu yönetmelikte yer alan yöntemlerin birisine göre Satın Alma Komisyonu marifetiyle yapılır.

Uzman bilgisinden yararlanma: Özellik gösteren satın alma için bir uzmana danışılarak, teknik şartname oluşturulması veya satın almanın teknik yapısının incelenerek, rapor edilmesi istenir.
Satın alma sorumlusu personel, Muayene ve Kabul Komisyonu Raporu (EK: 4) sonucuna göre eksiklik yoksa ödeme yapılmadan önce, faturayı onaylar. Onaylanan fatura, ödeme yapılmak üzere yetkili ödeme departmanına teslim edilir.

Satın alınan malzemeler, yetkili satın alma departmanı tarafından teslim alınarak, demirbaş veya ambar sorumlusuna teslim edilir. Demirbaş sorumlusu, demirbaş kayıt defterine gerekli kayıt işlemini yapar. Ambar sorumlusu alınan malzemeyi deposuna alır. Demirbaş veya ambar sorumlusu kendisine teslim edilen malzemelerin dağıtımından ve yerinde bulundurulmasından sorumludur.

Mal ve hizmet satın alımı yasakları
MADDE 8 - Aşağıda sayılanlar, doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde mal ve hizmet satın alımlarına katılamazlar.

a) Kamu ihale mevzuatı uyarınca kamu ihalelerinde ihale dışı bırakılmış olan teklif sahipleri,
b) İlgili kanunlardaki hükümler gereğince, geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 12/04/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar,
c) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler,
ç) Kurul üyeleri, işletici şirket yöneticileri ve çalışanları,
d) (c) ve (ç)  bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri,
e) (c) ve (ç) bentlerinde belirtilenlerin ortak, hissedar veya yönetim kurulu üyesi bulundukları şirketler (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin % 10'undan azına sahip oldukları şirketler hariç),

Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra, taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler,
Kurulca belirlenecek süre boyunca mal ve hizmet satın alımlarına katılamazlar.

Bu yasaklara rağmen, mal ve hizmet satın alımına katılan istekliler, mal ve hizmet satın alımı dışı bırakılarak, varsa geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, isteklilerin bu durumunun, mal ve hizmet satın alımı sonrasında belirlenmesi halinde, varsa teminatları gelir kaydedilerek, mal ve hizmet satın alımı iptal edilir. İhtiyaç halinde alım süreci yeniden başlatılır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Diğer Hükümler

Satın Alma Onay Yetki Limitleri
MADDE 9 -  Havuz faaliyetleri ile ilgili olarak bütçelenmiş satın alma onay yetki limitleri EK 1’de belirlenmiştir; gerekli görüldüğü durumlarda Kurul Kararı ile limitler değiştirilebilir.

Kayıtların Saklanması
MADDE 10 - Tüm satın almalara ait belgeler; işletici şirket Yöneticilerince on yıl süre ile saklanır.

İstisnai Durumlar
MADDE 11 - Risk paylaşımı ve reasürans hizmeti ile gerektiği takdirde, bu konulara ilişkin olarak danışmanlık hizmeti satın alımları,
Hasar tespiti, eksper eğitimi ve toplantılarına yönelik hizmet satın alınması faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat ve iaşe ile bu toplantılar kapsamında yapılacak gösteri, müzik, eğitmen v.b. mal ve hizmet alımları,
Havuz Eğitim hesabından yapılacak her türlü harcamalar,
Yurtdışı ve yurt içi eğitim, seminer ve toplantı faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat, yolluklar ve iaşe harcamaları,
Kurul, Disiplin Kurulu, Kontrol Ekibi ve Teknik Çalışma Komiteleri ile ilgili tüm harcamalar,
Kurulun ihtiyaç duyacağı her türlü danışmanlık hizmeti alımları; fatura, fiş, müstahsil makbuzu, tutanak v.b. geçerli belgeye dayanarak yapılır.

Yürürlük
MADDE 12 - Bu Yönerge, Kurul’un onayından sonra yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 13 - Bu Yönergeyi Kurul yürütür.

 

Ekler:

EK 1: Tarım Sigortaları Havuzu Satın Alma ve Kiralama Onay Yetki Limitleri
EK 2: Satın Alma Talep Formu
EK 3: Satın Alma Komisyon Kararı
EK 4: Muayene ve Kabul Komisyon Kararı

Adres : Rüzgarlıbahçe Mah. Şehit Yüzbaşı Sinan Eroğlu Cad. No:3 K Binası Kat:8 P.K. 34805 Kavacık - İstanbul - TÜRKİYE          Tel:444 82 77    Faks: (0216) 322 00 93
Sık Kullanılanlar Online İşlemler TARSİM Ürünleri